Automatización de procesos
Lo que hacen tus empleados y no debería hacer nadie.
En toda empresa hay tareas que se hacen a mano porque siempre se han hecho a mano: teclear facturas, mover documentos entre carpetas, reenviar correos, firmar en papel, buscar el archivo que alguien archivó donde no tocaba. Digitalizamos, automatizamos y ordenamos esos flujos para que tu equipo deje de hacer trabajo que no es suyo y se dedique a lo que sí lo es.
Tus documentos no deberían frenar tu negocio
Facturas, albaranes, contratos, notas de gastos, justificantes, formularios, expedientes, notificaciones, firmas, archivos internos. En la mayoría de empresas toda esa información sigue repartida entre papel, correos, carpetas compartidas, hojas de Excel y procesos que dependen de que alguien se acuerde.
¿El resultado? Tiempo perdido, información perdida, errores, duplicidades, cero trazabilidad y el documento importante siempre en el ordenador de quien está de vacaciones.
Nosotros ordenamos ese caos: centralizamos, capturamos, automatizamos procesos y cumplimos la normativa. Lo que era manual pasa a ser un flujo. Lo que era buscar pasa a ser encontrar.
Digitalizar no es escanear. Trabaja con más agilidad
Escanear es meter un papel en una carpeta digital. Digitalizar es que ese documento entre solo en el proceso al que pertenece: capturado, validado, clasificado, disponible cuando y para quien haga falta, y con las garantías de seguridad y normativa que aplique. Nosotros hacemos lo segundo. Lo primero ya lo hace cualquiera. Centraliza, organiza y localiza tus documentos en todo momento.
Firma biométrica
Soluciones que registran elementos como presión, inclinación y velocidad del trazo, vinculando la firma al firmante de forma segura. Una herramienta pensada para agilizar procesos presenciales y reforzar la validez de las operaciones.
Control de jornada
Sistemas para registrar entradas y salidas de empleados mediante huella, tarjetas, códigos u otros medios. Permiten mejorar la precisión del registro horario y facilitar el cumplimiento normativo.
Lectores de códigos
Dispositivos para capturar información mediante códigos de barras u otros sistemas de identificación. Ayudan a reducir errores, acelerar tareas y conectar la información con sistemas corporativos.
Escaneo de precisión
Soluciones para digitalizar documentación compleja con calidad, detalle y fiabilidad. Adecuadas para proyectos donde la precisión del documento digitalizado es clave.
Centraliza, organiza y localiza tus documentos
Una buena gestión documental permite que la información esté disponible, ordenada y protegida. Evita que los documentos se pierdan, se dupliquen o dependan de personas concretas para ser localizados. Con Ricopia, tu empresa puede centralizar documentos, establecer criterios de archivo, mejorar la búsqueda de información y controlar el acceso a los archivos en función de las necesidades de cada equipo o departamento.
Archivo documental centralizado
Organiza la documentación de la empresa en un entorno estructurado, accesible y seguro.
Búsqueda rápida de documentos
Localiza archivos en menos tiempo, evitando pérdidas de productividad y búsquedas manuales en carpetas, correos o repositorios desconectados.
Control de acceso
Define quién puede ver, modificar o validar cada documento, mejorando la seguridad y la trazabilidad. Incluye cifrado, copias de seguridad, control de versiones / check-in-check-out) acceso multidispositivo y móvil.
Reducción de errores administrativos
Minimiza tareas repetitivas, duplicidades y fallos derivados de procesos manuales.
Extraer información automáticamente y reducir el trabajo manual
Todavía hay empresas que tienen a alguien tecleando facturas una a una desde un PDF. Con OCR, OMR y lectura de códigos de barras extraemos los datos directamente del documento —facturas, albaranes, contratos, formularios, expedientes administrativos— y los mandamos al sistema que corresponda: contabilidad, ERP, gestor documental. Menos introducción manual, menos errores, procesos más rápidos y una plantilla que deja de hacer de escribano digital para dedicarse a lo suyo.
Reconocimiento de caracteres OCR
Extrae datos automáticamente desde documentos escaneados o digitalizados. Incorporación de IA y aprendizaje de plantillas.
Lectura de códigos y formularios
Captura información desde códigos de barras, formularios o documentos estructurados.
Creación de lotes documentales
Organiza grandes volúmenes de documentos para facilitar su tratamiento, clasificación y posterior gestión.
Conversión de formatos
Transforma documentos en formatos útiles para su archivo, análisis o integración con otros sistemas.
Menos tareas repetitivas. Más eficiencia operativa.
Validaciones, aprobaciones, notificaciones, archivo, registro, envíos, seguimiento de estados. Todo eso lo hace hoy alguien de tu plantilla cobrando por horas que podría estar dedicando a otra cosa. Convertimos esos procesos manuales en flujos digitales: rápidos, trazables y sin depender de que alguien se acuerde.
BPM: automatización de procesos
Diseñamos flujos digitales para optimizar tareas empresariales, acelerar aprobaciones, gestionar notificaciones y reducir tiempos administrativos. Integración nativa con los principales ERP del mercado, CRM y Office 365. (SAP/Salesforce/Microsoft)
RPA, IDP, IA: robotización de procesos
Automatizamos tareas repetitivas mediante bots que imitan acciones humanas en sistemas digitales, reduciendo carga operativa y aumentando la productividad.
Flujos de aprobación
Digitaliza procesos de validación interna para facturas, documentos, solicitudes, gastos o expedientes.
Notificaciones automáticas
Activa avisos, recordatorios y comunicaciones internas para evitar bloqueos o tareas pendientes sin seguimiento.
Soluciones preparadas para los nuevos requisitos legales
Facturación electrónica, Verifactu, trazabilidad fiscal, comunicaciones fehacientes, notificaciones administrativas. La normativa cambia más rápido que la mayoría de sistemas de gestión documental. Nosotros mantenemos los tuyos al día para que cumplir sea una consecuencia de trabajar, no un proyecto aparte cada vez que Hacienda publica un real decreto. Que ya sabemos que es más rápido de lo que a todos nos gustaría.
- Ley Crea y Crece
- Ley Antifraude
- SII: Suministro Inmediato de Información
- Certificado digital
- Notificaciones electrónicas (NEO)
- Comunicaciones fehacientes
- FACE y factura electrónica
- TicketBAI
Convertir tareas manuales en flujos digitales
La gestión documental no termina en el archivo; su valor aparece cuando se aplica a procesos reales de tu empresa: administración, logística, finanzas, recursos humanos, formación, compras. Digitalizamos flujos que todavía dependen de papel, correos, firmas manuales y validaciones que nadie puede reconstruir dos meses después.
- Notas de gastos
- Albaranes digitales
- Facturas de proveedores
- Documentación logística
- Optimización de rutas de reparto
- Firma digital
- Tesorería online
- E-learning
Te acompañamos en todo el proceso
Digitalizar una empresa no es instalar una herramienta. Es entender los procesos, detectar dónde se pierde el tiempo, elegir la solución que encaja, implantarla bien y conseguir que el equipo la use de verdad. Llevamos 40 años haciéndolo y si seguimos es solo porque lo hacemos bien.
1. Análisis previo
Miramos cómo funciona hoy tu empresa: qué procesos documentales tiene, qué herramientas usa, dónde se traba y qué necesita de verdad. Antes de proponer, entendemos.
2. Implantación
Elegimos e instalamos las herramientas y flujos que encajan con tu forma de trabajar, no al revés. La tecnología se adapta a tu negocio, no tu negocio a la tecnología.
3. Consultoría digital
Te ayudamos a decidir: qué procesos priorizar, qué inversiones aguantan y cuáles no, dónde está el ahorro y dónde el humo. Los «sí» y los «todavía no» también son parte del servicio.
4. Soporte continuo
Resolvemos incidencias, ajustamos flujos y nos aseguramos de que la solución se use — no solo de que exista. Un software que nadie utiliza es una licencia pagada por nada.
Por qué elegir Ricopia
Cada documento de tu empresa contiene información que vale dinero. Por eso no trabajamos la gestión documental por partes: la trabajamos entera. Captura, archivo, automatización, seguridad, cumplimiento normativo y explotación del dato. Todo bajo el mismo criterio y el mismo equipo.
Porque el dato importa tanto como el documento
Un PDF firmado y archivado no es el final del trabajo: es el principio. Extraemos, estructuramos y explotamos la información que contiene cada documento para que deje de ser papel guardado y empiece a ser dato utilizable.
Porque reducimos la carga administrativa
Automatizamos tareas repetitivas —captura, registro, validación, movimiento de documentos— para que tu equipo deje de perder horas en trabajo que no requiere criterio. Menos tiempo mirando pantallas; más tiempo tomando decisiones.
Porque mejoramos la trazabilidad
Cada documento, cada validación, cada firma y cada proceso queda registrado. Auditorías, consultas internas y cumplimiento normativo dejan de depender de la memoria de nadie.
Porque conectamos digitalización y negocio
No digitalizamos por digitalizar. Cada solución que proponemos tiene que tener impacto medible en eficiencia, costes, seguridad o calidad operativa. Si no lo tiene, no la proponemos.
